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新入社員必見!失敗しない忘年会の幹事


4月に入社したと思えば、あっという間にもう年末。

急に忘年会の幹事を任され、身近に教えてくれる人もいないし、何から始めて良いか分からない。

そんな方も多いのではないでしょうか?

今回は、これまで30回以上幹事をやってきた私が幹事をやるときに意識していることをご紹介したいと思います。

それでは、実際の忘年会までのステップに沿ってご紹介していきます!

STEP1: 日程調整
STEP2: 日程連絡
STEP3: 店選び
STEP4: 決定連絡
STEP5: 当日
STEP6: 精算

に分かれます。それぞれSTEPに分けて、説明していきます。

STEP1 日程調整

まずはそもそもいつ忘年会をやるか、いつなら皆集まれるかという一番大事なポイントです。

忘年会シーズンのサラリーマンは新入社員が思う以上に予定が早く埋まってしまい、人気の居酒屋も早々に予約が取れなくなります。

よって、日程調整は11月の上旬〜中旬には初めておくのがベターです。

そもそも若手に幹事をやらせる会社なのかも、事前に確認しておきましょう。

さて、本題の日程調整の方法ですが、これは人数によります。

人数が少ないのであれば、雰囲気次第ですが、お昼休みにでも直接聞いて回るのもアリです。

この場合、基本としてまず役職の高い順から日程を確認していきましょう。
(ほとんどの会社では、忘年会シーズンは上席の方が予定が埋まるのが早いと思います。)

人数がある程度多い場合は、調整さんを使うことをお勧めします。

個別に聞いて回るとキリがなく、後でよく分からなくなるのでお勧めしません。

この際、多くの場合はメールやチャットで調整さんの連絡をすると思うのですが「期限」を決めた方がベターです。

なかなか返事をくれない人もいるので、期限を決めた方があとで催促もしやすい為です。

※もし上席があまり調整さんをやってくれそうな雰囲気でない場合は、上席のみ予定を先にヒアリング。
空いている日程の中で、調整さんをするのが良いでしょう。

STEP2 日程連絡

STEP1 で日程が確定したら、まずは全体宛に日程の連絡。

「店は後から決まり次第連絡しますが、日程は決まりましたので連絡します。日程確保しといて下さい」という連絡だけで充分です。

この時点では、お店を決める必要はありません。まずは参加メンバーに日程を抑えてもらうことが必要です。

STEP3 店選び

ここで最も悩ましい店選び。ビジネスマンとしてのセンスを問われます。

ここは正直、会社の雰囲気、上席の好みによっても大きく異なるとは思いますが、以下ポイントは押さえておく必要があるかと思います。

1.予算

2.人数に対し、会場のスペースが確保されていること

3.一定以上のお店のクオリティ(味、接客、食べログ評価等)

予算、上席の好みについては若手の先輩に必ず相談しましょう。

※正直ここまでエネルギーを注ぐ必要があるかは疑問ですが、下見はした方が良いと思います。

食べログの評判だけでは会場の広さ、お店の雰囲気等は分からない場合が多いからです。

さすがに自腹で下見するのは、、、という人は、店員さんにお願いして中を見せてもらうだけでも充分かと思います。
(お店の人としてもよくあることなので、快く見せてくれる場合が多いです。)

良いお店が見つかれば、すぐに予約しましょう。

キャンセルが可能な場合は複数押さえておき、吟味した上で最終的に決定するようにします。
(もちろん、お店の方にご迷惑にならないよう、キャンセル期限を事前に確認するとともに、キャンセルが決まった段階ですぐに連絡しましょう。直前のキャンセルは絶対に避けてください。)

STEP4 決定連絡

上記の通り、お店が決まったら今度は決定連絡です。既に連絡した日程と合わせて、予約時間、会場の連絡をしておくと良いと思います。場合によっては、会場までのMAPを切り取って添付するとなお親切です。

※必ず会社から会場までの時間を計算し、何時までに出発するかも連絡しておきましょう。

STEP5 当日

最近は少なくなったとは思いますが、一部企業では未だに新人の一発芸のようなものを期待しているところもあるようです。ご参考になるかは分かりませんが、僕の同期がやってたのは、ギター演奏、手品、漫才/コント、歌などです。

どのように会を進行するかは、企業カラーが出る部分なので、事前に先輩と確認しておいたほうがハズレがないです。

STEP6 精算

人数が多くなればなるほど複雑になる精算ですが、これも事前に検討しておきましょう。

お店選びの時点でも、一人当たりの金額が明確なコースにしておいた方が良いです。

年末でみんな気が緩んでいるので、人数が多い場合のアラカルトは特に危険です。

気づけばもの凄い金額になっているなんてことも。。

当日に精算する企業、後日精算する企業とあると思いますので、必ず事前に確認しておきましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

この記事が少しでも悩める若手社員たちの助けになったなら幸いです。

度々ご説明した通り、まずは早めに準備を進めておくことが一番大事です。

直前になって大慌てすることがないよう頑張りましょう!

では、Good luck!

おわり

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